Kassensystem in der Gastronomie: Kosten und Pflichten

Ein Kassensystem für die Gastronomie kostet dich mehr als den Kaufpreis. Rechne mit drei Kostenblöcken: Hardware, Software oder Abo und Gebühren für bargeldlose Zahlungen. Die Gebühren wachsen mit deinem Umsatz. TWINT verlangt laut eigener Preisliste 1,30 % pro Zahlung vor Ort. Für Debit- und Kreditkarten nennt ein Gutachten im Auftrag des Handelsverbands Swiss Retail Federation Durchschnittswerte von 0,33 % und 0,68 %. Genauso wichtig wie der Preis: Die Kasse muss die MWST-Sätze von 8,1 % und 2,6 % sauber trennen und die Daten zehn Jahre unverändert aufbewahren.

Was kostet ein Kassensystem in der Gastronomie?

Für Hardware und Software gibt es keine amtlichen Richtpreise. Die Angebote unterscheiden sich stark, je nachdem, ob du kaufst, mietest oder ein Abo pro Gerät und Monat bezahlst. Vergleiche deshalb nicht den Einstiegspreis, sondern die Gesamtkosten über die gleiche Laufzeit, zum Beispiel fünf Jahre. Hol mindestens drei Offerten ein und lass dir jeden dieser Kostenblöcke einzeln ausweisen:

Wie hoch sind die Gebühren für TWINT, Debit- und Kreditkarten?

Die TWINT Acquiring AG nennt in ihrem Preis- und Leistungsverzeichnis (Version 1.2, Juli 2026) 1,30 % des Betrags für Zahlungen vor Ort und 1,35 % für Zahlungen aus der Distanz, etwa online. Für einzelne Branchen kommt ein Zuschlag von 0,10 % dazu. Laut TWINT legen oft andere Zahlungsdienstleister die Gebühren fest. Rechnest du TWINT über deinen Terminalanbieter ab, zählen also dessen Konditionen.

Für Karten gibt es keine öffentliche Einheitsliste. Ein ökonomisches Gutachten im Auftrag der Swiss Retail Federation nennt laut Netzwoche im Schnitt 0,33 % für Debitkarten und 0,68 % für Kreditkarten. Bei TWINT zahlen laut Gutachten kleine, unabhängige Händler 1,3 %, grössere Betriebe im Schnitt 0,59 %. Die Daten stammen von Verbandsmitgliedern. TWINT hält sie nicht für repräsentativ. Das Beispiel TWINT zeigt aber: Kleine Betriebe zahlen oft deutlich mehr als grosse.

Ein Teil jeder Kartengebühr ist die sogenannte Interchange Fee. Die Wettbewerbskommission (WEKO) hat sich 2025 mit Visa auf tiefere Sätze geeinigt. Bei inländischen Debitkarten vor Ort liegt der Durchschnitt neu bei höchstens 0,15 %.

Rechenbeispiel: Gebühren bei 40’000 Franken Kartenumsatz pro Monat

Angenommen, dein Betrieb nimmt pro Monat 40’000 Franken bargeldlos ein. Die Verteilung auf die Zahlungsarten ist eine Annahme, die Sätze stammen aus den oben genannten Quellen.

Das ergibt 3’168 Franken im Jahr. Setze für deinen Vergleich die Sätze aus deinen eigenen Offerten ein. Schon 0,1 Prozentpunkte Unterschied machen bei diesem Umsatz 480 Franken im Jahr aus.

Wie bildet die Kasse die MWST-Sätze richtig ab?

Seit dem 1. Januar 2024 gelten laut ESTV diese Sätze:

• 8,1 % Normalsatz: gastgewerbliche Leistungen, also Speisen und Getränke, die du vor Ort zubereitest, servierst oder an Konsumvorrichtungen anbietest, sowie alle alkoholischen Getränke
• 2,6 % reduzierter Satz: Lebensmittel ohne Alkohol zum Mitnehmen oder zur Auslieferung
• 3,8 % Sondersatz: Beherbergung inklusive Frühstück, auch wenn du es separat verrechnest

Den reduzierten Satz darfst du für Take-away nur anwenden, wenn du mit geeigneten organisatorischen Massnahmen trennst, was vor Ort konsumiert und was mitgenommen wird (Art. 25 Abs. 3 MWSTG). Als solche Massnahme nennt Art. 56 MWSTV namentlich das Ausstellen von Belegen, aus denen das hervorgeht. Fehlt die Trennung, gilt der Normalsatz. Hinweise auf Take-away sind laut Art. 55 MWSTV etwa der erklärte Wille des Gastes, eine transportgerechte Verpackung oder Lebensmittel, die nicht zum sofortigen Verzehr bestimmt sind.

Für deine Kasse heisst das:

• Bietest du Take-away an, braucht jeder Speiseartikel zwei Steuersätze, je nachdem, ob der Gast hier isst oder mitnimmt.
• Das Personal wählt bei jeder Bestellung «hier essen» oder «mitnehmen», und der Beleg zeigt es.
• Alkoholische Getränke sind fix mit 8,1 % hinterlegt.
• Der Beleg weist Steuersatz und Steuerbetrag aus. Enthält der Preis die Steuer, genügt der Steuersatz (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG).

Kassenzettel bis 400 Franken müssen keine Angaben zum Gast enthalten (Art. 57 MWSTV). Verlangt ein Gast eine Rechnung, musst du sie ausstellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Von der MWST befreit bist du, solange du weniger als 100’000 Franken Umsatz pro Jahr aus steuerbaren Leistungen erzielst (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG).

Wie lange musst du Kassendaten aufbewahren?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege musst du zehn Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Dazu zählen in der Regel auch die Tagesabschlüsse und Belege aus deiner Kasse. Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Daten mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Die Geschäftsbücherverordnung verlangt zudem, dass Bücher und Belege nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Achte deshalb darauf, dass deine Kasse Stornos und Korrekturen protokolliert und nicht einfach löscht. Auch das Mehrwertsteuergesetz verlangt eine ordnungsgemässe Aufbewahrung (Art. 70 MWSTG).

Wichtig beim Anbieterwechsel: Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir, nicht beim Kassenanbieter. Kläre vor Vertragsabschluss, wie du alle Daten in einem lesbaren Format exportieren kannst und was nach einer Kündigung mit ihnen passiert.

Welche Schnittstellen braucht eine Gastro-Kasse?

• Buchhaltung: Export der Tagesabschlüsse, getrennt nach Erlöskonto, Zahlungsart und MWST-Satz. So sparst du dir das Abtippen, und deine Treuhand erhält saubere Daten.
• Zahlungsterminal: Die Kasse übergibt den Betrag direkt ans Terminal. Das verhindert Tippfehler und erleichtert den Abgleich mit den Gutschriften.
• Trinkgeld: Trinkgeld per Karte oder TWINT buchst du getrennt vom Umsatz.
• Küche: Bestellungen gehen direkt an Küchendrucker oder Bildschirm.
• Weitere Systeme: je nach Betrieb Reservation, Online-Bestellung, Hotelsoftware oder Zeiterfassung.

Auch kleine Betriebe brauchen saubere Kassendaten. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500’000 Franken Umsatzerlös müssen zwar nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (Art. 957 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für sie aber sinngemäss.

Worauf achtest du beim Kassenvertrag?

1. Laufzeit, Kündigungsfrist und Regeln für Preisanpassungen
2. Datenexport in einem lesbaren Format, auch nach der Kündigung
3. Betrieb ohne Internet: Kann die Kasse offline weiterarbeiten?
4. Erreichbarkeit des Supports während deiner Öffnungszeiten
5. Alle Gebühren für TWINT, Debit- und Kreditkarten schriftlich in der Offerte
6. MWST-Logik für Take-away und Alkohol vor dem Kauf testen

Häufige Fragen